Il Responsabile per la Transizione al Digitale (RTD) ha tra le principali funzioni quella di garantire operativamente la trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione, coordinandola nello sviluppo dei servizi pubblici digitali e nell’adozione di modelli di relazione trasparenti e aperti con i cittadini.
1. Il quadro normativo.
L’articolo 17 del Codice dell’Amministrazione Digitale obbliga tutte le amministrazioni a individuare un ufficio per la transizione alla modalità digitale – il cui responsabile è il RTD – a cui competono le attività e i processi organizzativi ad essa collegati e necessari alla realizzazione di un’amministrazione digitale e all’erogazione di servizi fruibili, utili e di qualità.
2. La circolare del Ministero per la Pubblica Amministrazione.
Al fine di sollecitare tutte le pubbliche amministrazioni a individuare al loro interno un Responsabile per la transizione digitale, il 1° ottobre del 2018 l’allora Ministro per la Pubblica Amministrazione Giulia Bongiorno ha emanato la Circolare n. 3/2018.
Nel richiamare le amministrazioni a provvedere con urgenza all’adempimento previsto dall’articolo 17, la Circolare pone infatti l’accento sulla valenza strategica attribuita dal legislatore alla figura del RTD nel processo di trasformazione digitale dell’amministrazione.
Inoltre, la Circolare contiene alcune indicazioni relative alle funzioni, alla collocazione organizzativa e al processo di nomina del RTD, che integrano le disposizioni contenute nell’articolo 17 del CAD. .
3. Differenze tra amministrazioni dello Stato e altri enti
Come nella versione previgente del testo, le amministrazioni statali devono affidare tale ruolo a un ufficio dirigenziale di livello generale.
Per le amministrazioni diverse da quelle dello Stato è semplicemente previsto che l’ufficio venga individuato tra quelli di livello dirigenziale, o in assenza di questi, tra le posizioni apicali dell’ente (comma 1-sexies).
A queste amministrazioni è inoltre riconosciuta la possibilità di esercitare le funzioni dell’ufficio per la transizione al digitale in forma associata (art. 17 CAD, comma 1-septies).
In base alla circolare n. 3/2018, questa particolare opzione organizzativa, raccomandata specialmente per gli enti di piccole dimensioni, può essere realizzata sia mediante l’Unione di Comuni, sia attraverso il ricorso a convenzioni, che dovranno anche disciplinare le modalità di raccordo tra l’ufficio unico e il vertice delle singole amministrazioni.
4. Le funzioni e i poteri del Responsabile per la Transizione al Digitale
Le funzioni del RTD sono elencate dal comma 1 dall’articolo 17 del CAD. Questo attribuisce all’Ufficio per la transizione digitale i compiti relativi a:
– coordinamento strategico dello sviluppo dei sistemi informativi di telecomunicazione e fonia;
– indirizzo e coordinamento dello sviluppo dei servizi, sia interni sia esterni, forniti dai sistemi informativi di telecomunicazione e fonia dell’amministrazione;
– indirizzo, pianificazione, coordinamento e monitoraggio della sicurezza informatica relativamente ai dati, ai sistemi e alle infrastrutture anche in relazione al sistema pubblico di connettività;
– accesso dei soggetti disabili agli strumenti informatici e promozione dell’accessibilità;
– analisi periodica della coerenza tra l’organizzazione dell’amministrazione e l’utilizzo delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, al fine di migliorare la soddisfazione dell’utenza e la qualità dei servizi nonché di ridurre i tempi e i costi dell’azione amministrativa;
– cooperazione alla revisione della riorganizzazione dell’amministrazione;
– indirizzo, coordinamento e monitoraggio della pianificazione prevista per lo sviluppo e la gestione dei sistemi informativi di telecomunicazione e fonia;
– progettazione e coordinamento delle iniziative rilevanti ai fini di una più efficace erogazione di servizi in rete a cittadini e imprese mediante gli strumenti della cooperazione applicativa tra pubbliche amministrazioni, inclusa la predisposizione e l’attuazione di accordi di servizio tra amministrazioni per la realizzazione e compartecipazione dei sistemi informativi cooperativi;
– promozione delle iniziative attinenti all’attuazione delle direttive impartite dal Presidente del Consiglio dei Ministri o dal Ministro delegato per l’innovazione e le tecnologie;
– pianificazione e coordinamento del processo di diffusione, all’interno dell’amministrazione, dei sistemi di identità e domicilio digitale, posta elettronica, protocollo informatico, firma digitale o firma elettronica qualificata e mandato informatico, e delle norme in materia di accessibilità e fruibilità nonché del processo di integrazione e interoperabilità tra i sistemi e servizi dell’amministrazione;
– pianificazione e coordinamento degli acquisti di soluzioni e sistemi informatici, telematici e di telecomunicazione, al fine di garantirne la compatibilità con gli obiettivi di attuazione dell’agenda digitale e, in particolare, con quelli stabiliti nel piano triennale.
Gli ulteriori “poteri” previsti dalla Circolare n. 3/2018
In base alla Circolare n. 3/2018, tale elenco è da considerare esemplificativo e non esaustivo. In ragione della trasversalità della figura, oltre che i compiti espressamente previsti dal CAD, la Circolare suggerisce di prevedere nell’atto di conferimento dell’incarico una serie di ulteriori “poteri”, tra cui quelli di:
– costituire tavoli di coordinamento con gli altri dirigenti dell’amministrazione e/o referenti nominati da questi ultimi;
– costituire gruppi tematici per singole attività e/o adempimenti (ad esempio: pagamenti informatici, implementazione di SPID, gestione documentale, apertura e pubblicazione dei dati, accessibilità, sicurezza, ecc.);
– proporre l’adozione di circolari e atti di indirizzo sulle materie di propria competenza (ad esempio, in materia di approvvigionamento di beni e servizi ICT).
La circolare suggerisce inoltre di attribuire al RTD la competenza a predisporre il Piano triennale per l’informatica della singola amministrazione, nelle forme e secondo le modalità definite dall’Agenzia per l’Italia digitale, nonché la relazione annuale sull’attività svolta dall’Ufficio da trasmettere al vertice politico o amministrativo che ha nominato il RTD.
5. Come si nomina il Responsabile per la Transizione al Digitale
5.1. Il provvedimento di nomina.
La nomina del Responsabile per la transizione digitale compete all’organo di vertice dell’ente, in virtù della diretta dipendenza del primo dal secondo. La nomina può quindi avvenire attraverso un provvedimento del vertice esecutivo dell’ente, come una determina del Sindaco di un Comune (qui l’esempio del Comune di Milano), oppure con una delibera di Giunta (qui l’esempio della Regione Umbria).
In ogni caso, il RTD deve essere necessariamente un soggetto interno all’ente: sono quindi esclusi consulenti esterni. Il Responsabile deve essere individuato nella persona che più soddisfa le caratteristiche richieste dalla legge (adeguate competenze tecnologiche, di informatica giuridica e manageriali).
Ogni amministrazione ha quindi il compito di:
– individuare l’ufficio dirigenziale cui attribuire i compiti per la transizione al digitale, con atto organizzativo interno e nell’ambito della dotazione organica complessiva delle posizioni di funzione dirigenziale;
– attribuire formalmente la funzione di RTD al responsabile dell’ufficio dirigenziale individuato.
Rispetto a quest’ultimo punto, la circolare 3/2018 descrive due casistiche.
Nel caso in cui all’ufficio individuato sia già preposto un dirigente, l’attribuzione delle funzioni previste dall’articolo 17 del CAD al responsabile di tale ufficio avviene mediante un atto di nomina. Tale atto configura la fattispecie dell’incarico aggiuntivo, a cui si applica il principio di onnicomprensività del trattamento economico dei dirigenti (articolo 24, comma 3 del d.lgs 165/2001).
Nel caso in cui l’ufficio individuato sia vacante, la nomina a Responsabile per la transizione al digitale deve essere contestuale all’atto di conferimento dell’incarico dirigenziale. In questo caso, tra i requisiti richiesti per ricoprire l’incarico, dovrà essere annoverato anche il possesso delle “adeguate competenze tecnologiche, di informatica giuridica e manageriali” previste dall’articolo 17 del CAD.
La circolare stabilisce inoltre che, ferma restando l’autonomia organizzativa di ciascuna amministrazione, “la graduazione delle posizioni dirigenziali può essere congruamente rimodulata in considerazione del maggior aggravio di funzioni secondo le modalità previste dalla disciplina dei rispettivi ordinamenti interni”.
5.2. Compiti ulteriori
Oltre all’individuazione dell’ufficio e del dirigente (o della posizione apicale) a cui attribuire il ruolo di RTD, l’atto di nomina o di conferimento dell’incarico dovrebbe poi contemplare una serie punti essenziali.
Innanzitutto, è buona norma inserire nell’atto un elenco delle attribuzioni del RTD, prendendo a riferimento l’elenco dell’articolo 17 del CAD, eventualmente integrato da ulteriori compiti, in primis quelli suggeriti dalla Circolare n. 3/2018.
In secondo luogo, è sempre bene individuare lo staff e le risorse di cui il RTD potrà avvalersi nello svolgimento dei suoi compiti. Banalmente, il Responsabile potrà contare sulle risorse già a disposizione dell’ufficio individuato come quello per la transizione al digitale, oppure potrà avvalersi di ulteriori soggetti provenienti da altri uffici.
Infine, sarebbe opportuno esplicitare, almeno a livello di principio, le modalità di coordinamento tra il RTD e altre figure chiave dell’organizzazione.
5.3. Dopo la nomina: la pubblicazione in IPA
Una volta nominato il Responsabile Transizione Digitale, le amministrazioni devono registrarne i dati su Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA), l’elenco pubblico gestito da AgiD, contenente i domicili digitali delle da utilizzare per le comunicazioni, lo scambio di informazioni e l’invio di documenti tra PA, gestori di pubblici servizi e privati.
A tal fine, dal 1° dicembre 2017 è stato predisposto all’interno dell’anagrafica di ogni ente un campo denominato “Ufficio per la transizione al digitale”, il cui responsabile coincide con il “Responsabile per la Transizione al Digitale”. Il campo è inserito automaticamente in fase di accreditamento di ciascun Ente su IPA, e non può essere eliminato. Spetta al referente IPA dell’Ente inserire il nominativo del Responsabile per la transizione al digitale e gli ulteriori dati richiesti, seguendo le indicazioni fornite da AgID.
Fanno eccezione le Istituzioni scolastiche ed educative statali. Infatti, dopo la nota del MIUR n. 5 del dicembre 2019 (vedi sopra), da marzo 2020 il campo dedicato all’Ufficio per la transizione al digitale nell’anagrafica degli 8.562 istituti di ogni ordine e grado censiti in IPA riporta automaticamente i riferimenti del RTD del Ministero.
5.4. Con chi si interfaccia il RTD
In virtù della trasversalità delle funzioni svolte e della sua capacità di agire su tutti gli uffici e le aree dell’ente, il Responsabile per la transizione al digitale è chiamato a operare in stretta collaborazione con alcune figure rilevanti nell’ambito del processo di digitalizzazione e riorganizzazione degli enti.
Proprio la Circolare n. 3/2018 ha messo in evidenza l’importanza di adottare opportuni strumenti di raccordo e consultazione tra il RTD e soggetti interni all’amministrazione, citando in particolare tre figure espressamente previste dalla legge:
– il Responsabile della gestione documentale (DPR 28 dicembre 2000, n. 445 art. 61 co. 2; DPCM 3 Dicembre 2013, art. 4): figura chiave per la dematerializzazione dei processi, cui spetta, tra le altre cose, predisporre lo schema del manuale di gestione documentale, che deve essere coerente con il piano di digitalizzazione dell’ente. Lo stesso CAD richiama espressamente la necessità che il responsabile del sistema di gestione dei documenti informatici operi d’intesa con il dirigente dell’ufficio per la transizione al digitale (art. 44, co. 1-bis).
– il Responsabile per la protezione dei dati personali (art. 37 del Regolamento (UE) 2016/679): figura chiamata ad assolvere funzioni di supporto e controllo, consultive, formative e informative relativamente all’applicazione della normativa in materia di protezione dei dati personali. Il coordinamento con il RTD è fondamentale per lo sviluppo di sistemi informativi e servizi online conformi ai principi data protection by default e by design.
– il Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (legge 190/2012, art. 1, co. 7 come modificato dal d.lgs. 97/2016): la collaborazione tra le due figure è in questo caso essenziale per garantire che l’applicazione delle tecnologie ai processi di riorganizzazione dell’ente rispondano a adeguate caratteristiche di trasparenza e ai principi dell’amministrazione aperta.
5.5. Quando il Responsabile per la transizione al digitale coincide con altre figure
Ovviamente, in alcuni casi il Responsabile per la transizione al digitale può coincidere con una o più delle figure appena descritte. Si pensi, a titolo esemplificativo, al caso di quelle realtà più piccole dove, in assenza di uffici dirigenziali, il RTD è individuato in una posizione apicale dell’ente. In questi casi la sovrapposizione con il Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza è altamente probabile, dovendo essere quest’ultimo individuato, di norma, nel segretario o nel dirigente apicale.
5.6. I responsabili dei sistemi informativi e delle funzioni ICT
Un caso particolare è quello del rapporto tra RTD e Responsabile dei sistemi informativi, figura introdotta dal decreto legislativo n. 39 del 1993, di cui il Responsabile per la transizione digitale dovrebbe rappresentare la naturale evoluzione (un’analisi puntuale del rapporto tra le due figure è contenuta in questo contributo, da cui questo paragrafo prende spunto).
L’articolo 10 del d.lgs. 39/1993 stabiliva infatti che tutte le amministrazioni, non solo quelle centrali, dovessero individuare un dirigente responsabile per i sistemi informativi automatizzati.
Tale disposizione è stata abrogata proprio dal d.lgs. 179/2016, che ha istituito la figura del RTD e ha esteso il disposto dell’art 17 anche alle amministrazioni diverse da quelle dello Stato. Sembra quindi evidente la volontà del legislatore di far evolvere la figura del Responsabile dei sistemi informativi verso quella del Chief Digital Officer, già ampiamente diffusa nel settore privato. Una figura caratterizzata non solo da competenze tecniche in materia di ICT, ma anche da elevate capacità manageriali, di gestione del cambiamento e di governo di progetti complessi.
Non bisogna quindi sorprendersi se molte amministrazioni, soprattutto quelle centrali, hanno individuato l’ufficio per la transizione digitale proprio nella direzione per l’ICT.
5.7. Casi in cui il RTD non coincide con il responsabile dei sistemi informativi
Tuttavia, non è raro incontrare amministrazioni in cui il RTD non coincide con il responsabile dei sistemi informativi.
Questa eventualità si può verificare soprattutto negli enti locali più piccoli, dove l’assenza di uffici dirigenziali ha spinto le amministrazioni ad attribuire il ruolo di RTD alla posizione apicale dell’ente, mentre il ruolo di responsabile dei sistemi informativi viene attribuito solitamente a responsabili di posizioni organizzative.
Ma la non coincidenza tra RTD e Responsabile dei sistemi informativi si può verificare anche in amministrazioni centrali, caratterizzate da strutture particolarmente complesse. Ad esempio, la Presidenza del Consiglio dei Ministri ha individuato il RTD in un dirigente in posizione di staff al Capo Dipartimento per i servizi strumentali, mentre il CIO è il coordinatore dell’Ufficio informatica e telematica del medesimo Dipartimento.
In questi e altri casi di non corrispondenza, il coordinamento tra le due figure diventa essenziale, essendo gran parte delle funzioni attribuite al RTD sovrapposte a quelle tradizionalmente svolte dal responsabile dei sistemi informativi.
Le altre figure interne all’amministrazione.
Esistono poi tante altre figure interne all’amministrazione, coinvolte a vario titolo nel percorso di digitalizzazione dell’ente, con il quale il Responsabile della transizione al digitale è chiamato a confrontarsi quotidianamente nello svolgimento delle sue funzioni.
Tra le principali citiamo:
– i responsabili delle strutture di business dell’ente, con il quale il RTD deve collaborare nello svolgimento dei suoi compiti di progettazione e coordinamento delle iniziative rilevanti ai fini di una più efficace erogazione di servizi digitali a cittadini e imprese;
– il responsabile degli acquisti, con cui il RTD deve cooperare nello svolgimento delle attività di pianificazione e coordinamento degli acquisti di soluzioni tecnologiche;
– il responsabile delle risorse umane: con cui il RTD deve collaborare soprattutto per quanto attiene alle attività di formazione. Un reale percorso di transizione al digitale non può non essere accompagnato da un piano di rafforzamento competenze interne. È quindi essenziale che il piano della formazione sia coerente con il piano di digitalizzazione dell’ente, prevedendo un serio investimento nello sviluppo di competenze digitali di base e specialistiche.
6. L’applicabilità della norma agli ordini professionali.
Come sopra ricordato l’art. 17 CAD si applica anche “pubbliche amministrazioni diverse dalle amministrazioni dello Stato”.
E’ noto il dibattito sorto in ordine alla applicabilità delle norme organizzative dettate dal Legislatore con riferimento alle amministrazioni pubbliche siano applicabili, e in quale estensione, agli Ordini Professionali.
Se infatti essi in quanto enti pubblici non economici vengono come tali soggettivamente inquadrati nel genus delle pubbliche amministrazioni, d’altro canto non può non rilevarsi l’autonomia organizzativa e finanziaria, mancando – per certi versi – sia il finanziamento maggioritario da parte dello Stato, sia il controllo da parte dell’autorità pubblica.
Senza entrare dettagliatamente nei termini della questione (su cui appare necessario un approfondimento ad hoc), pare tuttavia potersi concordare sul fatto che le norme che disciplinano le pubbliche amministrazioni determinano sicuramente in capo agli Ordini Professionali un obbligo di adeguamento ai principi in esse contenuti, salvo invece il caso in cui il Legislatore abbia espressamente previsto tale estensione con specifiche disposizioni.
Alcuni Ordini professionali (cfr. PPCT 2020-2022 Ordine Avvocati di Roma) hanno proveduto alla nomina del RTD, siano incaricando Dirigenti interni, sia professionisti esterni o, ancora, membri degli stessi Consigli (per gli Ordini più piccoli e meno strutturati), talvolta coincidenti con l’incarico di RPCT.
Merita peraltro di essere segnato il fatto che l’AGID abbia formalmente contestato ad alcuni Consigli dell’Ordine l’omessa nomina del RTD, con tanto di diffida a provvedervi a pena di sanzioni (non meglio precisate).